Ohze JSC | Kết nối đam mê dẫn đầu công nghệ

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ BỎ TÚI DÀNH CHO MỌI NHÀ

KỸ NĂNG QUẢN TRỊ BỎ TÚI

Mục đích buổi trình bày:

  • Thống nhất lại 1 tư duy quan trọng: Kế hoạch đưa ra là để đạt mục đích
  • Trang bị 1 vài kiến thức nền tảng căn bản về quản trị cho leader mới

 

Thời gian: 14h00 ngày 14/5/2018

Người trình bày: LinhLH

Người phản biện: VuNT

Người tham gia: VanTTT, BachBV, AnNN, NguyenNNX, NgocBB

 

Nội dung:

  • Hiểu thế nào là quản trị?
  • 4 bước của quá trình quản trị

 

HIỂU THẾ NÀO LÀ QUẢN TRỊ?

Quản trị có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Có người hiểu quản trị theo dõi giám sát công việc, có người hiểu quản trị là để phân công công việc cho hợp lý, có người lại hiểu quản trị để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng tiến độ…

Các cách hiểu trên đều là 1 phần của toàn bộ quá trình quản trị. Có thể hiểu 1 cách đơn giản nhất, quản trị được dùng để đảm bảo kế hoạch đưa ra thực hiện được mục đích của mình.

Quản trị cần phải làm được 2 thứ:

  • Làm đúng việc (Làm việc gì?)
  • Làm việc đúng (Làm việc đó như thế nào?)

Cần giải quyết được ý “Làm đúng việc” trước khi “Làm việc đúng”. Bởi nếu có làm rất tốt 1 việc không đúng ngay từ đầu cũng ko giải quyết được chuyện gì cả.

4 BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ

Quản trị có 4 bước căn bản. Dù là tổ chức 1 buổi đi chơi, 1 buổi đi ăn, 1 buổi đi nghỉ mát, đi xem phim hay 1 dự án kinh doanh. 4 bước đó là:

  • BƯỚC 1: LÊN KẾ HOẠCH

Điều cơ bản nhất cần nhớ ở bước lên kế hoạch đó là: Kế hoạch được lập ra nhằm đạt được mục đích chứ không phải đơn thuần chỉ để thực hiện đúng những việc trong kế hoạch đưa ra. Có nghĩa là trong quá trình thực tế triển khai 1 kế hoạch, nếu thấy có điểm chưa hợp lý thì có thể bỏ, có điểm nào cần bổ sung thì bổ sung, miễn sao mục đích thực hiện được.

Không có thứ gọi là kế hoạch hoàn hảo. Kế hoạch hoàn hảo chỉ xuất hiện trong phim ảnh, sách truyện. Kế hoạch là thứ được viết trên giấy, trong quá trình thực hiện kế hoạch đó chắc chắn sẽ phải giải quyết nhiều bài toán phát sinh. Vậy kế hoạch cần đủ linh hoạt. Những thành phần căn bản nhất trong 1 kế hoạch cần có: Mục đích của bản kế hoạch, các mục tiêu, và các nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu và mục đích.

Mục đích với mục tiêu khác nhau chỗ nào?

Mục tiêu giúp hỗ trợ 1 bản kế hoạch đi đúng hướng. Mục tiêu là thứ được cụ thể hóa và có khả năng đo đạc được. Mục tiêu cần rõ ràng. Ví dụ: Sở hữu cơ thể thon gọn hơn không phải mục tiêu. Mục tiêu nên là giữ cơ thể ở mức 70kg, có 6 múi bụng.

Mục đích thì có thể không rõ ràng cụ thể giống mục tiêu. Và mục đích có nhiều tầng. Điều quan trọng là phải thực hiện được tầng cơ bản của mục đích. Trong ví dụ trên thì “sở hữu cơ thể thon gọn” giống mục đích hơn là mục tiêu. Nhưng như đã nói, mục đích có nhiều tầng. Nhiều khi chúng ta hay bị lẫn lộn hoặc không xác định được mục đích thật sự (mục đích cơ bản) là gì. Lại lấy ví dụ trên, mục đích là “sở hữu cơ thể thon gọn”. Nhưng mục đích thật sự đằng sau việc “sở hữu cơ thể thon gọn” này là gì? Có thể là “Trở nên quyến rũ hơn trong mắt người khác giới”, cũng có thể là “để bản thân tự tin hơn”, cũng có thể là “vì tôi thích thế”…. Nếu khám phá được mục đích thật sự, thì sẽ giải quyết được tận gốc, quá trình quản trị sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Như trong phần đầu có nói, nhiệm vụ đầu tiên mà quản trị cần làm là “Làm việc đúng” (Tức là biết rõ cần làm việc gì? Cần bỏ bớt việc gì?)

Khi biết rõ mục đích thật sự, thì ta sẽ rất dễ dàng trong việc lựa chọn việc gì cần phải làm. Lại lấy ví dụ trên. Giả sử mục đích phía sau của “sở hữu cơ thể thon gọn” là “để bản thân tự tin hơn”, thì sẽ có thêm nhiều hướng giải quyết khác bên cạnh việc đi tập, đến phòng gym. Như tự hiểu rõ bản thân mình cũng sở hữu nhiều thế mạnh khác mà những người có body hot, eo con ong chưa chắc đã có (Hát hay, vẽ đẹp, nấu ăn ngon, có bằng thạc sĩ chẳng hạn)

Vậy trong 3 thứ tạo nên 1 bản kế hoạch: Mục đích, mục tiêu, và những việc cụ thể cần làm. Thứ nào là quan trọng nhất? Câu trả lời là cả 3 đều quan trọng, nhưng mục đích là thứ đầu tiên cần nắm rõ để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng. Mục đích có thể có nhiều tên gọi khác nhau. Trong 1 tổ chức lớn có thể mục đích được ăn sâu vào trong giá trị cốt lõi. Đối với 1 cá nhân thì có thể được gọi với tên là lương tâm bản thân hay đạo đức cá nhân. Đối với 1 dự án kinh doanh cụ thể thì mục đích có thể là lợi nhuận lâu bền. Đối với 1 dự án đầu tư lướt sóng thì có thể là lãi cao…

Chốt lại, điều cơ bản cần cần phải nhớ trong bước lập kế hoạch, đó là: Kế hoạch được sinh ra để phục vụ mục đích.

  • BƯỚC 2: TỔ CHỨC

Ở bước này, ta cần xác định xem kế hoạch được triển khai cụ thể như thế nào? Phân công cho ai làm việc gì? Phân quyền cho ai phụ trách vai trò gì, mảng gì? Lịch trình thực hiện kế hoạch từ bao giờ đến bao giờ.

Có 1 điểm lưu ý trong bước tổ chức là hiểu về phân công và phân quyền. Dùng cách nào cũng tốt. Mấu chốt nằm ở chỗ: Làm sao để người được phân công (hay phân quyền) có được thái độ thực hiện nhiệm vụ toàn tâm toàn ý.

  • BƯỚC 3: ĐIỀU PHỐI

Có kế hoạch rồi, vai trò của những người trong kế hoạch rõ ràng rồi, xác định rõ lịch trình thực hiện rồi. Nhưng đa số hay bị mắc ở bước số 3 này: Điều phối hoạt động của tổ chức, của team để kế hoạch được chạy, đạt được mục tiêu và mục đích. Kế hoạch vẫn chỉ là trước khi thực hiện, không có kế hoạch hoàn hảo. Khi thực hiện thực tế cần đối mặt với những thay đổi trong quá trình thực hiện. Vậy bước điều phối chính là bước để đảm bảo kế hoạch trong điều kiện thực tế vẫn phục vụ được mục đích.

Bước điều phối cần tới kỹ năng lãnh đạo. Kỹ năng lãnh đạo cần có ở người quản trị dự án, cũng cần có ở từng thành viên thực hiện dự án. Nên hiểu về lãnh đạo như thế nào?

Lãnh đạo cũng có nhiều cách hiểu. Lãnh đạo không nhất thiết phải là người có chức vụ (thực tế có trường hợp người có chức vụ chưa chắc sở hữu được kỹ năng lãnh đạo). Hiểu 1 cách đơn giản nhất: Lãnh đạo là người làm gương. Thành viên sẽ không lắng nghe 1 người chỉ biết nói và chỉ tay 5 ngón. Nhưng 1 người thực sự làm gương, hiểu rõ mục đích thì người đó có khả năng trở thành lãnh đạo dù là bất cứ ai trong tổ chức. (Tham khảo “Lãnh đạo không chức danh” và “Nhà lãnh đạo 360”). Tuy nhiên việc này cũng có mặt không tích cực. Cụ thể: Thành viên có xu hước học và bắt chước theo người lãnh đạo có ảnh hưởng tới mình kể cả những đặc tính không tốt.

Cuối cùng trong bước số 3, kỹ năng lãnh đạo cũng là 1 loại kỹ năng, có thể học hỏi và rèn giũa được. Có người sinh ra đã có tố chất lãnh đạo. Nhưng đa số chúng ta không như vậy, chúng ta cần liên tục học hỏi và trau dồi kỹ năng lãnh đạo của bản thân.

  • BƯỚC 4: TRACKING

Sau tất cả, quá trình quản trị cũng là để phục vụ mục đích, đảm bảo con tàu đi đúng hướng. Vậy cần có bước cuối cùng này để rà soát lại tất cả các bước của quá trình quản trị. Kế hoạch ban đầu lập ra có cần chỉnh sửa bổ sung hay loại bỏ điều gì không? Phân công cho anh Nguyễn Văn A nhiệm vụ này có hợp lý không? Giao cho anh Phạm Văn B phụ trách mảng này có thực sự tốt không? Tiến độ bán hàng tháng 5 này tới đâu rồi? Đã trang trí xong văn phòng chưa? Cách làm việc, giao tiếp giữa mình và anh Trần Văn C có gì cần cải thiện?… Rất nhiều câu hỏi được đặt ra.

Bước 4 nhằm đảm bảo toàn bộ quá trình quản trị đi đúng hướng, đảm bảo từng bước trong quá trình quản trị hiệu quả.

Có nhiều phương pháp để tracking. Kanban là 1 phương pháp hay. Linh đề xuất sử dụng Trello để phục vụ việc quản trị trong nội bộ team Marketing / Kinh Doanh / CSKH.

TÓM TẮT LẠI, quản trị cũng là 1 loại kỹ năng có thể học hỏi và rèn dũa. Và khi đã thành thục kỹ năng thì lúc đó nó ăn vào máu. Không nhất thiết phải suy nghĩ bước 1 nên làm gì, bước 2 làm gì, bước 3 làm gì, bước 4 làm gì. Mà mọi thứ được thực hiện 1 cách thoải mái và auto. Đây là 1 kỹ năng cần thiết, không chỉ đối với anh em đang là leader mà còn là bất cứ ai. Nó có thể áp dụng cho công việc, cho cuộc sống cá nhân. 1 kỹ năng cần thiết bất cứ ai cũng cần sở hữu, bên cạnh kỹ năng lãnh đạo.

Note: Buổi trình bày Linh quên chưa nói về mục đích của việc quản trị nên đã bổ sung trong phần đầu của bài review này.

 

Tác giả: Tôi là Chou Chou đẹp trai đây!

 

3 Comments
  • Nguyễn Thế Linh
    Nguyễn Thế Linh
    May 22, 2018

    Like :3

  • Tuấn Vũ Nguyễn
    May 22, 2018

    Chia sẻ bỏ túi này rất ý nghĩa mà cũng cực kì ngắn gọn dễ hiểu, đúng chất bỏ túi
    Nó là điều kiện, là bước đệm để mọi người có thể áp dụng 1 cách dễ dàng, có thể rèn luyện được tốt hơn trong những công tác cần phải chuẩn bị mới.

  • Nguyễn Thế Linh
    Nguyễn Thế Linh
    June 1, 2018

    Bài chia sẻ rất hay, em nhận ra có nhiều thứ mình sẽ làm được tốt hơn nếu thấm nhuần tư tưởng trên.
    Em cho anh 8.5.
    Chờ đợi bài chia sẻ tiếp theo của anh 😀

Add Comment